Um Ihren Mandanten verschlüsselte Dokumente per E-Mail zuzusenden, können Sie 7-zip verwenden. Dies ist ein kostenloses und leistungsfähiges Archivierungsprogramm, das es Ihnen ermöglicht, Dateien in verschlüsseltem Format zu speichern und zu senden.
Hier sind die Schritte, die Sie ausführen müssen:
- Laden Sie 7-Zip von der offiziellen Website herunter und installieren Sie es auf Ihrem Computer.
- Starten Sie 7-Zip und wählen Sie die Dateien aus, die Sie verschlüsseln und senden möchten. Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die Dateien mit der Maus auswählen.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“ in der Symbolleiste oder wählen Sie „Hinzufügen“ im Menü „Archiv“. Dies öffnet das „Hinzufügen“-Dialogfeld.
- Geben Sie im „Hinzufügen“-Dialogfeld ein Passwort ein und wählen Sie „Verschlüsselungsmethoden“ aus, die Sie verwenden möchten. Wählen Sie die AES-256 Verschlüsselung für höchste Sicherheit.
- Klicken Sie auf „OK“ um die Dateien zu verschlüsseln. 7-Zip erstellt nun eine verschlüsselte Kopie der ausgewählten Dateien und speichert sie im selben Ordner wie die ursprünglichen Dateien.
- Anschließend können Sie die verschlüsselte Datei als Anhang in Ihre E-Mail an den Mandanten hinzufügen und versenden.
- Wichtig ist, dass der Mandant das Passwort erhält, damit er die Datei entschlüsseln und öffnen kann. Eine Option kann sein, das Passwort in einer separaten E-Mail oder Telefonnachricht zu übermitteln, damit es sicher übertragen wird und nicht in falsche Hände gerät. Sie können auch darüber nachdenken, das Passwort in einem sicheren Online-Speicher zu speichern und den Link dazu zusammen mit der verschlüsselten Datei zu senden.
Es ist wichtig, dass Sie und Ihr Mandant über die Sicherheitsrisiken von verschlüsselten E-Mails Bescheid wissen und die notwendigen Schutzmaßnahmen ergreifen, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Es ist auch ratsam, regelmäßig Backups der verschlüsselten Dateien zu erstellen und diese an einem sicheren Ort aufzubewahren. Auf diese Weise haben Sie im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung der verschlüsselten Datei immer noch eine Kopie, auf die Sie zugreifen können.
(Foto von Mauro Sbicego auf Unsplash)