Wie bennene ich Dateien optimal für schnelles Wiederfinden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu benennen, um sicherzustellen, dass sie leicht zu finden und zu identifizieren sind. Einige Tipps sind:

• Verwenden Sie ein einheitliches Datumsformat: Dies erleichtert die Sortierung und Suche nach Dokumenten nach Datum.
• Verwenden Sie eine einheitliche Bezeichnung für ähnliche Dokumente: Beispielsweise könnten alle Rechnungen mit „Rechnung“ beginnen, gefolgt vom Kundennamen und einem vorangestellten Datum.
• Verwenden Sie Schlüsselwörter im Dateinamen: Dies erleichtert die Suche nach Dokumenten mithilfe von Suchfunktionen.
• Verwenden Sie eine aussagekräftige, aber kurze Bezeichnung: Vermeiden Sie es, sehr lange Dateinamen zu verwenden, da diese schwer zu lesen sind und Platz beanspruchen.
• Verwenden Sie eine konsistente Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung: Dies erleichtert die Suche nach Dokumenten und vermeidet Verwechslungen.

Beispiel: 2022-06-15_Rechnung_Mandantenname.pdf

Die Verwendung von ISO-formatierten Datumsangaben (also Jahr-Monat-Tag) in Dateinamen bietet mehrere Vorteile:

1. Sortierbarkeit: Dateinamen, die mit einem ISO-formatierten Datum beginnen, sind leicht sortierbar, da sie die Daten in chronologischer Reihenfolge anordnen. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dateien, insbesondere wenn es sich um eine große Anzahl von Dateien handelt.
2. Eindeutigkeit: ISO-formatierten Datumsangaben sind eindeutig und international anerkannt. Sie haben ein einheitliches Format, was es erleichtert, Daten zu vergleichen und zu korrelieren.
3. Automatisierung: Das ISO-Datumformat ist maschinenlesbar und kann von Computeralgorithmen verarbeitet werden. Dadurch können automatisierte Prozesse, wie z.B. Backup oder Archivierung, einfacher durchgeführt werden.
4. Kompatibilität: ISO-formatierten Datumsangaben sind kompatibel mit verschiedenen Betriebssystemen und Anwendungen und können problemlos gelesen und verarbeitet werden.
5. Beschreibend: ISO-formatierten Datumsangaben bieten eine zusätzliche Information über das Datum der Erstellung oder Änderung der Datei, was es erleichtert, die Relevanz der Datei zu bestimmen und schneller zu entscheiden, ob die Datei weiterverwendet oder gelöscht werden sollte.

Beispiel: 2022-07-15_Notizen_Telefongespräch.docx

Es ist wichtig, eine einheitliche Methode der Benennung der Dokumente zu verwenden, um sicherzustellen, dass sie leicht zu finden und zu identifizieren sind. Ebenso ist es auch wichtig regelmäßig zu überprüfen, ob die benannten Dokumente noch aktuell und notwendig sind.