Die systematische Aufbewahrung von digitalisierten Akten ist für Rechtsanwältinnnen und Rechtsanwälte wichtig und notwendig, weil sie es ihnen neben den rechtlich verpflichtenden Aufbewahrungsvorschriften ermöglicht, schneller und einfacher auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Aufbewahrung von Akten eine einfachere und schnellere Übertragung von Dokumenten an Gerichte und andere beteiligte Parteien. Es ermöglicht auch eine bessere Sicherheit und Schutz vor Verlust oder Beschädigung als Papierdokumente.
Microsoft Windows bietet für den Einstieg in das Dokumentenmanagement einige Werkzeuge, die Sie zur Verwaltung Ihrer Dokumente verwenden können. Hier sind einige Tipps:
- Verwenden Sie eine Ordnersystematik: Erstellen Sie Ordner und Unterordner, um Ihre Dokumente logisch zu organisieren. Sie können diese Ordner auf der Festplatte oder in einem Netzwerklaufwerk erstellen.
- Verwenden Sie die Suchfunktion: Windows bietet eine integrierte Suche, die es Ihnen ermöglicht, schnell nach Dokumenten auf Ihrem Computer oder Netzwerklaufwerk zu suchen.
- Verwenden Sie die Versionsverwaltung: Windows bietet eine integrierte Versionsverwaltung, die es Ihnen ermöglicht, ältere Versionen von Dokumenten zu speichern und zu vergleichen.
- Verwenden Sie die Freigabeoptionen: Windows bietet die Möglichkeit, Dokumente auf Netzwerklaufwerken zu speichern und mit anderen Benutzern zu teilen. Sie können auch die Berechtigungen festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Eine mögliche Ordnersystematik für die systematische Aufbewahrung von Akten könnte wie folgt aussehen:
- Hauptordner: Dieser Ordner enthält Unterordner für verschiedene Arten von Dokumenten, z. B. Mandantenakten, Gerichtsakten, Finanzdokumente usw.
- Unterordner: Jeder Unterordner enthält Dokumente einer bestimmten Art oder eines bestimmten Themas. Beispielsweise könnte es einen Unterordner für „Mandantenakten“ geben, der Unterordner für jeden einzelnen Mandanten enthält, sowie einen Unterordner „Gerichtsakten“, der Unterordner für jeden Fall enthält.
- Unterunterordner: Innerhalb jedes Unterordners können weitere Unterordner erstellt werden, um Dokumente nach Datum, Art des Dokuments oder anderen Kriterien zu ordnen. Beispielsweise könnte ein Unterordner für einen bestimmten Mandanten Unterordner für Rechnungen, Verträge und Korrespondenz enthalten.
- Dokumente: Innerhalb jedes Unterordners oder Unterunterordners können die eigentlichen Dokumente gespeichert werden. Diese sollten benannt werden, so dass sie leicht zu finden sind und ihr Inhalt gut beschrieben wird.
Es ist wichtig, eine eindeutige und logische Ordnersystematik zu verwenden, damit Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Zudem ist es wichtig, eine Methode zu wählen, die für Ihre Bedürfnisse und Ihre Arbeitsweise am besten geeignet ist. Es ist auch wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die gespeicherten Dokumente noch aktuell und notwendig sind und entsprechend zu löschen.
Tipps zur optimalen Benennung von Dateien, zum Aktivieren der Volltextsuche unter Windows und zur Versionsverwaltung von Dokumenten finden Sie demnächst hier im Blog von jurmatix Legal Intelligence.